Truques e Dicas de Excel para SEO

O Excel (ou folhas de cálculo semelhantes) deverá ser um dos melhores amigos de qualquer SEO. Deixo aqui alguns truques e dicas de Excel que podem ajudar na hora de despachar aqueles relatórios bem chatos.

Além de melhorar a produtividade, dominar o Excel ajuda também a apresentar relatórios que sustentam a opiniões ou a ter uma base de sustentação para aquela estratégia que parece meia louca.

1) Conhecer Atalhos do Excel

A primeira dica está relacionada com a rapidez com que se trabalha com o Excel. Dominar os atalhos de teclado pode revelar-se poderoso quando queremos ser rápidos e precisos. Atenção: os atalhos podem variar de versão para versão ou dependendo do idioma que está a utilizar por definição.  Vamos desvendar alguns dos segredoos do Excel:

Atalhos para Navegar pela planilha

Page Down/Page Up	Move o ecrã para baixo / Move o ecrã  para cima
Alt+Page Down/Alt+Page Up	Move o ecrã para a direita / Move o ecrã para esquerda
Tab	Move a selecção da célula para a esquerda
Shift+Tab	Move a selecção da célula para a direita
Home	Move a selecção da célula para a primeira célula da coluna
Ctrl+Home	Move a selecção da célula para o início da planilha
Ctrl+End	Move a selecção da célula para a o último dado da folha
Ctrl+L	Abre a opção de Localizar e Substituir
Ctrl+g (or f5)	Abre a caixa de “Ir para”
Ctrl+Setas	Move a selecção da célula para as extremidades onde contém conteúdo

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Atalhos para Seleção de células

ATALHOS PARA SELECCIONAR CÉLULAS
Shift+Space	Selecciona a linha inteira
Ctrl+Space	Selecciona a coluna inteira
Ctrl+Shift+* (asterisco)	Selecciona todos as células que estão à volta da célula seleccionada
Ctrl+Shift+Barra de espaço	Selecciona todos as células que estão à volta da célula seleccionada
Ctrl+Shift+Page Up	Selecciona a actual e próxima pasta de trabalho
Ctrl+Shift+o	Selecciona todas as células que têm comentários
Shift+Setas	Selecciona as células, uma por uma
Ctrl+Shift+Setas	Expande a selecção das células para as extremidades, onde contém dados. Selecciona linhas e colunas
Shift+Page Down/Shift+Page Up	Expande a seleção das células para baixo / Expande a selecção das células para cima
Shift+Home	Seleciona toda a linha até a primeira coluna da planilha
Ctrl+Shift+Home	Seleciona as células acima de onde está a selecção atual
Ctrl+Shift+End	Selecciona as células abaixo de onde está a selecção actual
F8
Shift+F8	Adiciona outro intervalo de células (adjacente ou não adjacente) à selecção. Use as teclas de seta e shift + teclas de seta para adicionar à selecção.
Shift+Backspace	Selecione apenas a célula ativa quando várias células estiverem selecionadas.
Ctrl+. (period)	Move no sentido horário até o próximo canto da selecção.
Enter / Shift+Enter	Move a selecção da célula para baixo / Move a selecção da célula para cima
Tab / Shift + Tab	Move a selecção da célula para direita / Move a selecção da célula para esquerda
Ctrl+Alt+Arrow Right/Ctrl+Alt+Arrow Left	Mover para a direita / para a esquerda entre selecções não adjacentes (com vários intervalos selecionados).
Esc	Cancela a selecção
SELEÇÃO DENTRO DAS CÉLULAS
Shift+Setas	Seleciona as letras dentro da célula. Letra por letra
Ctrl+Shift+Setas	Seleciona as palavras dentro da célula. Palavra por palavra
Shift+Home / Shift+End	Seleciona toda a frase dentro das células.

2 ) Seleccionar Todas as Células

Com apenas um clique do botão de canto todos as células da folha serão seleccionadas. Também pode realizar essa selecção através do Atalho CRTL + T.

3. Abrir Arquivos do Excel em Grupo

Ao invés de abrir arquivos um por um, quando tem vários ficheiros, você pode abri-los todos de uma vez. Basta seleccionar os arquivos que gostaria de abrir, em seguida, pressione a tecla ENTER do seu teclado, todos os arquivos serão abertos simultaneamente.

4. Saltar Entre Diferentes Ficheiros do Excel

Quando é preciso trabalhar com diversas folhas de cálculo, é muito incómodo estar sempre a saltar entre elas. Às vezes são tantas “tabs” abertas que acabamos no meio de uma confusão. Usando Ctrl + Tab é possível alternar entre todos os arquivos que são da mesma categoria – ou seja alternar entre abas excel. Por exemplo: Se está com várias planilhas abertas, ao usar o Ctrl + Tab, você vai alternar somente entre janelas do Excel. Esta função também é aplicável a outros ficheiros, como abas no Firefox.

5. Adicionar Mais de Uma Nova Linha ou Coluna

Não é raro ser necessário inserir mais de uma linha na folha do Excel. Mas inserir linha uma por uma é um desperdício de tempo! A melhor maneira de inserir várias linhas ou colunas de uma vez só é seleccionando a quantidade de linhas que deseja adicionar -> Botão direito do Rato -> Inserir -> Mover células para baixo (ou qualquer outra opção).

O método é o mesmo, a diferença é que você selecionará a quantidade que você precisa inserir.

6. Mover e Copiar Dados em Células de Forma Rápida

Se quiser mover uma coluna de dados numa folha, a maneira mais rápida é seleccionando o intervalo e mover o ponteiro para a fronteira da selecção, depois que o ponteiro do rato se transformar em um ícone de quatro setas, arraste para mover a coluna livremente para onde quiser. E se desejar copiar os dados? Pode deixar o botão Ctrl pressionado antes de arrastar; A coluna será movida para o destino, porém ficará uma cópia.

7. Excluir Células em Branco de Forma Rápida

Numa folha ]e normal que alguns dados padrão n#ao existam e, por isso, apareçam em branco. Para excluir estas entradas, especialmente quando precisa fazer um cálculo de média, a maneira rápida para eliminar todas as células brancas é filtrar todas as células e excluí-las com um clique. Escolha a coluna que você deseja filtrar, ir para Dados-> Filtro-> Desmarcar a opção (Selecionar Tudo)-> Marque a opção (vazias) ou (Blanks em inglês)-> Clique em OK-> Agora é só excluir todas as linhas em branco.

8. Fazer Pesquisa de Caracteres Especiais

Existe uma opção no Excel onde se Pesquisar por caracteres especiais como por exemplo as pontuações ?, @, !, *, ^, $. Vamos supor que queremos fazer uma pesquisa para encontrar somente as células que contém o ponto de “!”. Fazemos o seguinte: Ctrl + L-> Na caixa de pesquisa, coloque o ~ e depois a pontuação que deseja procurar.

9. Passar o Texto para Maiúsculas ou Minúsculas Automaticamente

Para passar todos os dados da sua folha para maiúsculas ou minúsculas, não precisa digitar tudo novamente, basta usar as funções Maiúscula ou Minúscula. É bem simples. Basta ir para a célula destino e digitar =MAIÚSCULA e selecionar a célula que será convertida. Exemplo: =maiuscula(A1). Para converter o texto em minúsculo basta usar =minusculo(A1).

10. (x) Vezes no Excel

Vai soar estranho, mas esta é uma das perguntas que mais ouço: como fazer uma multiplicação no Excel ou, como como eu ouço, “como fazer vezes no Excel?”

Bem, é mesmo simples!  De facto, em vez de usar o “x” deve usar-se o ““. Ex: =44

Atenção: todas as fórmulas no Excel têm de começar com “=” ou com “@”.

11. Como Colocar a Mesma Fórmula em Várias Células no Excel

Outro dos truques simples e uma das melhores dicas de Excel tem que ver com a velocidade com que podemos aplicar a mesma fórmula a diferentes células. Sobretudo, se elas estiverem seguidas umas às outras.

Para isso, basta digitar a fórmula que se quer e depois de comprovar que está a funcionar clicar com o rato no canto inferior direito. Esta acção irá aplicar a fórmula a todas as células imediatamente abaixo, até encontrar uma linha em branco.

Esta acção irá aplicar a mesma fórmula, mas aplicando automaticamente a diferentes linhas. Ou seja, se a fórmula for “=B3+A3” e seguir esta dica na linha a baixo a fórmula irá ser: “=B4+A4”.

Para aplicar EXACTAMENTE a mesma fórmula a todas as linhas pode usar-se o símbolo do cifrão “$” “=$B$3+$A$3”. Ao colocar o “$” antes do B irá assegurar que independentemente para onde move a fórmula (pode também mover para a esquerda ou direita) a fórmula terá sempre em consideração a coluna B. Ao colocar o “$” antes do número, a fórmula assegura que o Excel irá sempre calcular a linha correspondente. Ao colocar atrás de amboas, o Excel irá sempre calcular aquela célula.

Ao arrastar a célula com a fórmula irá automaticamente copiar a fórmula (funciona em qualquer direcção!). Mas se quiser copiar a fórmula para uma célula mais distante, poderá usar o famoso CTR C -> CTR V. Esta é a melhor forma de copiar fórmulas de Excel para várias células.

12. Como Inserir Filtro no Excel

Inserir filtros no Excel é das tarefas mais comuns e por isso a ferramenta já vem preparada com um atalho bem simples. Basta seleccionar as colunas ou células onde quer aplicar o filtro e clicar em filtrar, no canto esquerdo do menu principal.